Posséder au moins un(e) secrétaire est devenu indispensable pour une majorité de sociétés. Les titulaires de ces postes sont souvent reconnus pour leur polyvalence et leur capacité à s’adapter à toute situation, mais pour être un assistant remarquable, il est toujours bon de suivre une formation Secrétaire.
Le métier de secrétaire ou d’assistant(e) est exercé le plus souvent aux côtés du dirigeant de la société. L’un des rôles du secrétaire est d’exécuter les ordres. La secrétaire décharge le directeur pour lui permettre d’avoir plus de temps dans ses occupations. De nombreuses qualités sont requises peu importe le secteur, c’est pourquoi il est vivement conseillé de suivre une formation de secrétaire avant de débuter dans le métier.
Formation Secrétaire : à choisir selon le secteur d’activité
La formation au métier d’assistant(e) ou de secrétaire dépend entièrement du secteur désiré. En effet, le rôle des assistants et secrétaires diffère selon les personnes à assister et le secteur d’activité de l’entreprise. Il existe diverses formations pour devenir secrétaire selon le domaine d’activité.
La Formation de Secrétaire Médicale
Cette formation forme à l’accueil des patients ou clients, à la réception d’appels et à la prise de rendez-vous. Un(e) secrétaire médical(e) est identifié(e) par l’État comme exerçant un métier de niveau IV. Il faut avoir au minimum un CAP ou un BEP pour espérer accéder au poste. Le domaine du secrétariat réclame cependant de l’expérience avant tout. C’est pour cela qu’il existe des organismes de formation secrétaire médicale qui demande un niveau de pratique minimum.
La formation Secrétaire Médicale est composée des modules suivants : initiation au langage médical, à la pathologie, l’utilisation de logiciels médicaux, la bureautique, la compréhension écrite et orale, etc…
Une formation pour devenir secrétaire médicale dure le plus souvent 1 an environ. Selon l’organisme de formation que vous aurez choisi, vous pouvez réduire ou prolonger cette période en fonction votre emploi du temps.
La Formation d’Assistante de Direction
Le travail d’assistante de direction est un métier très convoité. Pourtant, c’est un travail qui peut vous demander des responsabilités importantes. Pour suivre une formation Assistante de Direction, vous serez soumis à des épreuves en relation avec l’organisation dans laquelle vous travaillez.
Concernant les formations longues, vous pouvez opter pour l’un de ces diplômes :
- Bac pro Sciences des Techniques de gestion
- BTS en assistant de direction, assistant de Manager, assistant de gestion PME-PMI
- DUT en gestion des entreprises et des administrations
- Licence professionnelle Management des Organisations
- Licence en droit, ressources humaines
Vous pouvez également choisir de suivre une formation Secrétaire courte si vous occupez un poste similaire.
La Formation de Secrétaire Administratif
Pour s’offrir un accès au poste de secrétaire administratif, un niveau bac suffit. Aucun diplôme de secrétaire administratif n’existe à ce jour. Le métier est focalisé sur des capacités rédactionnelles, de compréhension et de communication avec les clients. Il est recommandé d’être formé aux différentes qualités requises par le métier de secrétaire administratif.
Par exemple, vous pouvez choisir de suivre une formation pour améliorer votre qualité de réaction, gérer et communiquer efficacement par mail ; renforcer votre gestion du temps ; ou encore maîtriser votre poste et ses missions clés.
Formation secrétaire : les compétences à assimiler
Après une formation secrétaire dans un domaine spécifique, vous pouvez vous concentrer sur les compétences communes au métier d’Assistant(e) ou de secrétaire. Ces qualités sont les suivantes :
- Présentation et capacité d’expression : ce sont les premiers critères de sélection des recruteurs ;
- Sens de l’écoute : vous serez amené à réaliser de nombreux travaux. Il est donc préférable d’écouter attentivement les directives données ;
- La capacité à faire de bonnes rédactions et synthèses ;
- L’organisation ;
- Le sens de la communication et du contact avec les membres de la société, les clients et toute autre personne
- La capacité d’adaptation aux outils informatiques et bureautiques ;
- L’assistante est dotée d’une certaine discrétion dans son métier ;
- Pour les assistants administratifs, le respect et la compréhension de la hiérarchie sont indispensables
